Erfa-Gruppe als Marktbaromenter nutzen
Die Personalkosten sind der größte Kostenblock in der öffentlichen Apotheke. Daher ist es für jede Apotheke wichtig, sich in diesem Bereich optimal aufzustellen. Die folgenden Punkte bedürfen einer Einschätzung durch die Apothekenleitung: Habe ich zuviel oder zu wenig Personal? Ist in jeder Öffnungsstunde die optimale Personalbesetzung erreicht? Habe ich die optimalen Öffnungszeiten? Beraten alle Mitarbeiter gut? Werden die Chancen auf Zusatzempfehlungen genutzt? Entspricht die Entlohnung der möglicherweise unterschiedlichen Leistungsfähigkeit? Die Beantwortung dieser Fragen fällt leichter, wenn man Vergleichszahlen aus wirklich vergleichbaren Apotheken hat. Dieses Zahlenmaterial zu liefern, ist eine Stärke der ERFA-Gruppen! In vielen Apotheken wird die Frage, ob die Personalkosten im Rahmen liegen, immer noch nach der Kennziffer Personalkosten in Prozent vom Umsatz beurteilt. Liegt der Wert unter 10,5% sind die Kollegen zufrieden. (s. Tabelle 1)
| Apotheke A | Durchschnitt | |||
|---|---|---|---|---|
| Umsatz | 1.500.000 | 100% | 1.500.000 | 100% |
| Rohertrag | 375.000 | 25% | 405000 | 27% |
| Personalkosten | 150.000 | 10% | 157.500 | 10,5% |
Spätestens seit der Umstellung auf den Fixzuschlag greift dieser Wert aber nicht mehr. Viel aussagekräftiger ist der Vergleich der Personalkosten zum Rohertrag. (s. Tabelle 2)
| Apotheke A | Durchschnitt | |||
|---|---|---|---|---|
| Umsatz | 1.500.000 | 1.500.000 | ||
| Rohertrag | 375.000 | 100% | 405000 | 100% |
| Personalkosten | 150.000 | 40% | 157.500 | 38,9% |
Bei dieser Kennzahl sollte der Zielwert < 35% sein. Filialapotheken liegen zwischen 45 und 50%. Zur Beurteilung der Frage, ob alle Öffnungsstunden optimal besetzt sind, müssen die Kundenzahlen pro Stunde ins Verhältnis zur Mitarbeiterzahl gesetzt werden. Sinnvollerweise nimmt man dazu Jahreszahlen oder zumindest einen ganzen Durchschnittsmonat bezogen auf die Kundenzahl. (s. Tabelle 3)
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.00-15.00 | 17 | 3 | 21 | 3 | 20 | 2,5 | 20 | 3 | 21 | 3,5 |
| 5,7 | 7 | 8 | 6,7 | 6 | ||||||
| 15.00-16.00 | 29 | 3 | 29 | 3 | 22 | 2 | 27 | 3 | 30 | 3,5 |
| 9,7 | 9,7 | 11 | 9 | 8,6 | ||||||
| 16.00-17.00 | 33 | 2 | 30 | 3 | 25 | 2 | 32 | 3 | 29 | 3,5 |
| 16,5 | 10 | 12,5 | 10,7 | 8,3 |
Warum in diesem Beispiel Montags zwischen 14.00 und 15.00 Uhr drei HV Kräfte anwesend sind, aber ab 16.00 Uhr, wenn die Kundenzahl fast doppelt so hoch ist, nur noch zwei, ist ein Geheimnis der Apothekenleitung. Umsatzstarke und gut geführte Apotheken schaffen fast immer zweistellige Werte über den ganzen Tag. Diese Zahlen lassen sich in der Durchschnittsapotheke natürlich auf Grund der mangelnden Kundenfrequenz nicht erreichen. Hier sind Werte um 8 anstrebenswert. Häufig fehlt der Apothekenleitung das Gefühl für eine Unter- oder Überforderung der Mitarbeiter im HV. Beides ist dem Teamklima nicht förderlich. Hier helfen die Vergleichszahlen aus der ERFA Gruppe weiter. Auch in Hinblick auf eine mögliche Ausweitung der Ladenöffnungszeiten ist es wichtig, mögliche Personalressourcen zu erkennen und damit durch Personalverschiebung eine kostenneutrale Lösung zu erreichen.